Analyse und Visualisierung von CiviCRM-Daten

Wie können zivilgesellschaftliche Organisationen ihre CiviCRM-Daten besser analysieren und visualisieren? Dieser Frage ging das Civic Data Lab nach und erarbeitete praxisorientierte Anleitungen, Use Cases und Einschätzungen. Die umfassende Dokumentation des Datenvorhabens und der Open Source Code helfen zivilgesellschaftlichen Akteur*innen dabei, die passenden Werkzeuge und Lösungsansätze für sich zu finden und anzupassen – für eine eigenständigere, wirkungs- und gemeinwohlorientiertere Datennutzung.

Abgeschlossen
Interne Recherche
Open Source

Immer mehr zivilgesellschaftliche Organisationen nutzen die Open-Source-Software CiviCRM für das Management von Kontakten, Spenden, Mitgliedern, Events und Kampagnen. Doch wie können zivilgesellschaftliche Akteur*innen die in CiviCRM gesammelten Daten für ihre Arbeit analysieren und visualisieren – zur Fördermittelakquise, zur Berichterstattung, zur Wirkungsmessung, zur Verbesserung ihrer Prozesse oder zum organisationellen Lernen?

Diese Fragen zu erkunden war das Ziel eines internen Datenvorhabens, welches ein Team des Civic Data Labs im Sommer 2025 durchgeführt hat. Ausgehend von Gesprächen und schriftlichen Austauschen mit zivilgesellschaftlichen Akteur*innen zu ihrer CiviCRM-Nutzung recherchierte das CDL-Team:

Technische Tools und Ansätze zur Analyse und Visualisierung von CiviCRM-Daten
Verschiedene Toolkombinationen und ihre praktische Anwendung
Konkrete Beispiele anhand von Testdaten einer eigens eingerichteten CiviCRM-Instanz
Best Practices und Herausforderungen bei der datengetriebenen Arbeit mit CiviCRM

Ergebnisse

Technologien

Tools für Analyse und Visualisierung

Mehr zu den verwendeten Tools findet Ihr im Abschnitt “Toolerklärungen” in der Dokumentation.

CiviCRM: Open-Source CRM-System speziell für Nonprofit-Organisationen. Im CiviCRM-Universum verfügbare Tools zur Analyse und Visualisierung (SearchKit, ChartKit, Reports & Dashlets, Civisualize) wurden in der Recherche berücksichtigt.
Tabellenkalkulationstools: Microsoft Excel und Power Query, Google Sheets und Apps Script
Programmiersprachen: Python und R
Business Intelligence Tools: praktische Experimente mit Metabase
Workflow Automation und Orchestrierung: n8n, kestra, CiviCRM API
Managed Datenbank: neon

Dokumentation

Website der Dokumentation: mdBook
Automatisiertes Deployment der Dokumentation: GitHub Actions
Hosting der Dokumentation: GitHub Pages

Methodik

Literaturrecherche zu CiviCRM-Nutzung
Community-Befragung und -Austausch
Praktische Experimente mit Testinstanz
Evaluation verschiedener Tool-Kombinationen

Erkenntnisse

Details zu unseren Erkenntnissen und abgeleitete Empfehlungen für NPOs findet Ihr im Fazit der Dokumentation.

Erkenntnisse zu Status Quo & Bedarfen

Mit steigendem Anspruch an die Nutzung von Daten durch zivilgesellschaftliche Organisationen (z.B. Wirkungsmessung, Berichterstattung, Fördermittelakquise) benötigen viele CiviCRM-Nutzer*innen benötigen bessere Werkzeuge zur Analyse und Visualisierung ihrer Daten. In CiviCRM verfügbare Tools reichen hier häufig nicht (mehr) aus.
Organisationen haben unterschiedliche technische Fähigkeiten und Ressourcen – es muss zugängliche Lösungen für verschiedene Kompetenzlevels geben.
Gerade bei weniger Daten-erfahrenen Organisationen besteht ein Bedarf an niedrigschwelligen Schulungen (insb. SearchKit), Materialien und individueller Begleitung bei technischen Themen. Communities und Strukturen wie das Software-für-Engagierte Forum, das Civic Data Lab oder CorrelAid helfen bei konkreten, individuellen Herausforderungen und Fragen. Eine Lücke besteht bei der strukturierten Aufbereitung von Community-Wissen, gerade auf Deutsch.

Erkenntnisse zu technischen Ansätzen

Verschiedene Toolkombinationen eignen sich für unterschiedliche Anwendungsfälle – es gibt keine „One-Size-Fits-All“-Lösung. Die Komplexität der CiviCRM-Datenbank und die Vielzahl an Anwendungsfällen, möglichen Konfigurationen und Erweiterungen stellen darüber hinaus eine Herausforderung für standardisierte Analyselösungen dar.
CiviCRM ist primär ein CRM, keine Analytics-Plattform. Trotzdem können CiviCRM-interne Tools unter bestimmten Voraussetzungen ausreichen. Erwartungen (z.B. an das Design von Visualisierungen) sollten realistisch angepasst werden.
Business Intelligence Tools wie Metabase ermöglichen ein selbstbestimmteres und agileres Arbeiten mit Daten, erfordern jedoch Investitionen.
Die CiviCRM-API eröffnet einen großen technischen Lösungsraum. Wie genau dieser optimal genutzt wird, ist abhängig von spezifischen Bedarfen und Voraussetzungen.
Zivilgesellschaftliche Akteur*innen können weniger komplexe Lösungsansätze selbst testen oder (ggf. mit Unterstützung) umsetzen. CiviCRM-Dienstleister bleiben jedoch erste Ansprechpartner für Integration und technische Umsetzung von größeren, umfassenden Lösungen.

Erkenntnisse zur Organisation des Datenvorhabens

Der Austausch mit CiviCRM-Nutzer*innen im Rahmen von „Gemeinsam Machen“-Events und in der Community war wertvoll für das Verständnis realer Bedarfe und verankerte die Recherche in realen Use Cases.
CiviCRM-Nutzer*innen sind Expert*innen für die inhaltliche Dimension ihrer Daten. Wegen der hohen Vielfalt von (z.T. sehr komplexen) Use Cases war es im Rahmen des Datenvorhabens leider nicht möglich, die spezifischen Analyse- und Visualisierungsbedarfe von befragten Nutzer*innen zu adressieren. Hier sind andere Formate und Prozesse notwendig, die tiefere CiviCRM-Expertise integrieren.
Das Format der frei zugänglichen Dokumentation der Rechercheergebnisse motivierte das CDL-Team, Experimente und Einschätzungen anschaulich aufzubearbeiten, und ermöglicht es anderen Organisationen, von den gewonnenen Erkenntnissen zu profitieren.
Tiefergehende Recherche und das Arbeiten an technischen Lösungsansätzen braucht Fokuszeiten und –tage.

Beteiligte

Civic Data Lab Team

Leo Preu und Jonas Stettner haben die Recherche und Experimente durchgeführt, die Dokumentation erstellt und den Austausch mit der Community koordiniert.

CiviCRM-Community

Zahlreiche zivilgesellschaftliche Organisationen haben ihre Erfahrungen, Bedarfe und Herausforderungen geteilt und damit wertvolle Impulse für die Recherche gegeben. Vielen Dank für Euren Input und Eure Arbeit!

Erfahre mehr

CiviCRM Dienstleister

Wir konnten mit Vertreter*innen von zwei Dienstleistern (flyingcivi, civilisten) sprechen, die uns Einblicke in die Arbeit mit ihren zivilgesellschaftlichen Kund*innen gegeben haben.

Aus dem Projektverlauf:

seit Juli 2023: Auseinandersetzung mit CiviCRM in einzelnen Datensprechstunden. Einblicke in Anwendungsszenarien und konkrete Bedarfe.
seit Anfang 2024: CDL-Datenvorhaben “Darstellung von Spender*innenverhalten in CiviCRM” zusammen mit Akteur*innen der CiviCRM-Community
Frühjahr 2025: Konzeption internes CDL-Datenvorhaben “Analyse und Visualisierung von CiviCRM-Daten”
Juni/Juli 2025: Outreach und semi-strukturierte Bedarfserhebung bei Akteur*innen der CiviCRM Community.
Juli-September 2025: Umsetzung erster Experimente, initialer Draft der Dokumentation.
Mitte September 2025: Vorstellung der Beta-Version beim Community Collab „Analyse und Visualisierung von CiviCRM-Daten“, Einholung von Feedback
Oktober-November 2025: Einarbeitung von Feedback, Finalisierung der Dokumentation, Dissemination