Vor rund zehn Monaten startete das Civic Data Lab, gemeinsam mit der Sächsischen Jugendstiftung – genauer: mit dem engagierten Programmteam hinter dem Projekt genialsozial – in ein gemeinsames Datenvorhaben. Die SJS ist eine zentrale Anlaufstelle für die Förderung von Jugendengagement in Sachsen. Mit genialsozial organisiert sie jährlich einen Aktionstag, an dem Schüler*innen die Schulbank gegen einen Arbeitsplatz eintauschen und den erarbeiteten Lohn an soziale Projekte in Sachsen und in der Welt spenden. Dieses Jahr hat der Aktionstag am 24. Juni stattgefunden und wurde zu einem totalen Erfolg. Generell wächst das Interesse am Aktionstag stetig an – immer mehr Schulen und Schüler*innen beteiligen sich.
Doch dieser Erfolg hat auch seine Kehrseite: Die Koordination wird komplexer, der Zeitaufwand für das Organisationsteam, dass alle Informations- und Geldflüsse reibungslos koordiniert und so den Aktionstag erst ermöglicht, steigt und stößt damit an seine Grenzen. Vor diesem Hintergrund wendete sich das Programmteam von genialsozial Anfang des Jahres an uns. Gemeinsam nahmen wir zwei Lösungswege – wie wir bereits in einem Blogartikel berichteten – genauer unter die Lupe. Es zeigte sich, dass trotz teilweise sehr guter technischer Hilfsmittel kein Weg daran vorbeiführt, die Akzeptanz für digitale Prozesse zu stärken und langfristig an der Stärkung der Datenkultur innerhalb der Organisation sowie im Netzwerk zu arbeiten. Das hat die Sächsische Jugendstiftung gemacht und ein Dreivierteljahr später, wollen wir gemeinsam auf die Ergebnisse schauen.
Die Lösung: Gemeinsam Prozesse digitalisieren
Die gute Nachricht: Alle beteiligten Parteien können ihren Beitrag leisten, um die Prozesse reibungsloser zu gestalten und so mehr Schüler*innen die Teilnahme am Aktionstag zu ermöglichen. Und das ist am Ende auch der Knackpunkt bei solchen Veränderungen: Oft sind es individuell nur kleine Umstellungen, die auf den ersten Blick aufwendig erscheinen – doch in der Summe machen sie einen großen Unterschied. Neben der Zeitersparnis auf lange Sicht und der Kostenreduzierung, gibt es noch weitere positive Aspekte, die es sich lohnt, genauer zu betrachten.
Durch die Digitalisierung der Schulverwaltung ergibt sich nicht nur für die Sächsische Jugendstiftung, sondern insbesondere auch für die Schulen selbst eine bessere Übersicht und Kontrolle über die Daten. Darüber hinaus wird ein zuverlässiger Kommunikationsweg zwischen Schulen und Stiftung geschaffen. Das Ergebnis: weniger Fehler, mehr Transparenz und eine aktive Einbindung der Schulen in den Prozess, da sie diesen jederzeit nachvollziehen und eingreifen können.
Neben der Schulverwaltung wurde auch die Erstellung der Arbeitsvereinbarungen (AV), die zwischen Schüler*innen, und Arbeitgeber*innen geschlossen und von den Eltern unterzeichnet werden müssen, in einen digitalen Prozess überführt. Und auch an dieser Stelle sind die positiven Auswirkungen für alle Beteiligten ersichtlich: Neben den direkten Ersparnissen, die sich bspw. durch wegfallende Portokosten ergeben, können auch Verwaltungskosten eingespart werden – so bleiben mehr Gelder für Projekte und Schulen übrig. Die Arbeitgeber*innen wiederum, die dieses Jahr bereits mit digitalen AVs gearbeitet hatten, meldeten zurück, dass sie ihre Verwaltungsprozesse sehr vereinfachen konnten, sodass sie eine Vielzahl weiterer Einsatzstellen anbieten konnten. Und nicht zuletzt profitiert auch die Umwelt, da weniger Papier und Ressourcen verbraucht werden.
Die Sächsische Jugendstiftung als Vorbild: Digitalisierung als Chance begreifen
Die Sächsische Jugendstiftung zeigt, wie Digitalisierung gelingen kann – und macht es allen Beteiligten leicht, umzusteigen. Wichtig ist dabei: Wer auf Hürden stößt, sollte den Dialog suchen. So können Digitalisierungsprozesse anwender*innen-orientiert weiterentwickelt werden. Digitalisierung sollte nicht als Zwang, sondern als Chance verstanden werden – für übersichtlichere Prozesse, die weniger Ressourcen beanspruchen und so mehr Engagement und Wirkung ermöglichen.
Der Weg zur Digitalisierung ist ein gemeinsamer Prozess. Jede kleine Veränderung, jede Rückmeldung und jeder Dialog bringt uns ein Stück weiter. Am Ende profitieren alle: Schulen, Arbeitgeber*innen, die Sächsische Jugendstiftung – aber vor allem die Schüler*innen, die durch genial.sozial wertvolle Erfahrungen sammeln können sowie die Projekte, die durch den Aktionstag unterstützt werden.
