Soziales Engagement durch Digitalisierung voranbringen – die Sächsische Jugendstiftung macht’s vor

Im Rahmen einer Prozessbegleitung unterstützte das Civic Data Lab die Sächsische Jugendstiftung (SJS) dabei, auszuloten, wie die Akzeptanz für digitale Prozesse gestärkt und damit die Basis für die Nutzung von Daten etabliert werden kann. Parallel dazu wurde erörtert, ab wann es sich lohnt, komplexe technische Lösungen einzuführen, die analoge und digitale Arbeitsweisen zugleich ermöglichen – z.B. indem man Handschriftliches digitalisiert. Es zeigte sich, dass der Einsatz technischer Hilfsmittel zwar ein Teil der Lösung sein kein – eine Art Stütze – dass aber langfristig kein Weg daran vorbeiführt, Datenkultur sowohl in der eigenen Organisation als auch im Netzwerk zu etablieren und zu stärken.

Abgeschlossen
Digitalisierung
Open Source

Die Sächsische Jugendstiftung ist eine zentrale Anlaufstelle für die Förderung von Jugendengagement in Sachsen. Mit genialsozial organisiert sie jährlich einen Aktionstag, an dem Schüler*innen die Schulbank gegen einen Arbeitsplatz eintauschen und den erarbeiteten Lohn an soziale Projekte in Sachsen und in der Welt spenden. Das stetig wachsende Interesse am Aktionstag ist zwar erfreulich, da sich immer mehr junge Menschen engagieren, hat aber zur Folge, dass der gestiegene Verwaltungsaufwand, kaum mehr durch das Programmteam der SJS gestemmt werden kann. Das Team reagierte auf diese Entwicklung, indem es Prozesse, die früher vor allem analog abliefen, digital abbildete. Da dieses Angebot kaum Anklang fand, entstand parallel die Idee, OCR-Technologien (Anmerkung: OCR steht für Optical Character Recognition, was soviel bedeutet wie „optische Zeichenerkennung“.) einzusetzen, um handschriftlich ausgefüllte Formulare zu digitalisieren und sich so Abhilfe zu schaffen.

Das Civic Data Lab unterstütze das Programmteam der Sächsichen Jugendstiftung von April 2025 bis Dezember 2025 bei den nächsten Schritten ihrer prozeduralen Entwicklung durch ein zweigeteiltes Vorgehen:

Voneinander lernen: Im Rahmen eines Community Collabs wurden verschiedene Organisationen zum Dialog eingeladen und tauschten sich über Erfahrungen mit Hürden und Strategien bei der Einführung digitaler Prozesse aus.
Testen digitaler Hilfsmittel: Parallel dazu wurde mit dem Aufbau einer digitalen Alternativlösung experimentiert, die es ermöglichen würde, den Prozess sowohl digital als auch analog fortzuführen.

Das Fazit dieser ersten Phase war es, dass technische Hilfsmittel zwar eine Teillösung sein können, dass es sich aber insbesondere lohnt, langfristig an der Stärkung der Datenkultur zu arbeiten. Der detaillierte Prozess sowie die Erkenntnisse wurden bereits in einem Blogbeitrag veröffentlicht.

In der zweiten Phase des Datenvorhabens konzentrierte sich das Team der SJS vor allem darauf, die Akzeptanz für den digitalisierten Prozess zu stärken und dabei Erkenntnisse aus der ersten Phase direkt in der Praxis anzuwenden. Eine gemeinsame Reflexion bildete den Abschluss des Datenvorhabens. Diese wurden in einem zweiten Blogbeitrag veröffentlicht.

Ergebnisse

Hier stehen Ergebnisse aus dem Projekt bereit, die Ihr im Sinne der gemeinwohlorientierten Datennutzung weiterverwenden könnt.

Technologien

OCR-Experimente

Python-Packages:
- dpsy: LLM-Prompting
- opencv: Bildverarbeitung
- tesseract: traditionelleres OCR
Model-Hosting: OpenRouter, Modal

Kommunikation & Projektmanagement

Nextcloud für Protokolle
Miro für Workshops (z.B. Community Collab)
Zoom für Online-Meetings

Erkenntnisse

Stärkung der Datenkultur ist das A und O: Meist aufwendige technische Hilfslösungen, die Akzeptanzlücken bei der Digitalisierung von Prozessen schließen, können zwar gute Teil- bzw. Übergangslösungen sein, langfristig bietet aber insb. die Etablierung und Stärkung der Datenkultur Aussicht auf eine langfristige Entlastung im Prozess.
Infrastruktur im Prozess mitdenken: Müssen neben prozeduralen Anpassungen auch Anpassungen an der Infrastruktur gemacht werden? Hält bspw. die Serverkapazität einen größeren Andrang aus? Solche und ähnliche Fragen sollten frühzeitig im Prozess beantwortet werden, um keine Enttäuschungen und so vielleicht sogar Einbußen bei der Akzeptanz einfahren zu müssen.
Erfolgreiche Digitalisierung passiert im Dialog: Oft wird man bei Digitalisierungsvorhaben nicht mit offenen Armen empfangen. Umso wichtiger ist es, frühzeitig das Gespräch mit allen Beteiligten zu suchen, Bedenken ernst zu nehmen und unterschiedliche Perspektiven zuzulassen. Und besonders wichtig: Keine Stellvertreteraussagen treffen! Den so entwickelt man im schlimmsten Fall Prozesse und Tools, die nicht den Bedarfen der Nutzenden entsprechen und später nicht genutzt werden.
Digitalisierung als Chance für alle Beteiligten sehen: Umstellungen – und so auch bei der Digitalisierung von Prozessen – gehen zunächst oft mit einem Mehraufwand einher. Deshalb ist es umso wichtiger, sich die langfristigen Vorteile einer Umstellung bewusst zu machen sowie Potenziale, die unter Umständen freigesetzt werden. Im Fall der SJS werden durch die Digitalisierung nun auch die Netzwerkorganisationen, also die Schulen, zu einem aktiven Part des Prozesses. Sie haben zu jedem Zeitpunkt Einblick und Gestaltungsspielraum sowohl in die Abwicklung als auch in ihre Daten.
Verschiedene Lösungsansätze zu testen und miteinander zu vergleichen kann wertvoll sein – oft fehlen dafür aber die zeitlichen Ressourcen: Im Prozess zeigte sich, wie wertvoll es sein kann, wenn externe Expert*innen Lösungsansätze testen und die Erkenntnisse als Ressource zur Verfügung stellen. Im Fall der SJS ging es dabei um die Digitalisierung von Handschriftlichem durch Methoden der optischen Zeichenerkennung. Dem Team fehlten zeitliche Ressourcen, um verschiedene Ansätze auszuprobieren, weshalb es sich auf die erst-gewählte Lösung verlassen musste. Im Rahmen der Prozessbegleitung konnte dieser Schritt an das CDL ausgelagert werden. – Das Testen und Vergleichen von Lösungsansätzen, Aufzeigen von Alternativoptionen und selbst das „Machen von Fehlern“ sind wichtige Aspekte im Prozess. Doch oft fehlen insb. zivilgesellschaftlichen Organisationen die zeitlichen Ressourcen, um dies in der Umsetzung zu berücksichtigen. Umso wichtiger sind externe Instanzen wie das Civic Data Lab, die diese Arbeit übernehmen und Erkenntnisse frei verfügbar teilen.

Beteiligte

In Konzeption

Sächsische Jugendstiftung

Florian und Sophia, beide Teil des genialsozial Programmteams begleiteten das Vorhaben von Seiten der Sächsischen Jugendstiftung. Sie brachten ihre fachliche Perspektive ein, setzten Erkenntnisse um und zeigten, wie Digitalisierungsprozesse erfolgreich umgesetzt werden können.

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In Konzeption

Civic Data Lab Team

Vom CDL Team waren Jonas und Nevena beteiligt. Sie koordinierten das Vorhaben, organisierten das Community Collab und führten Tests im Rahmen des OCR-Ansatzes durch.