Welches Problem wird gelöst?

Beratungsstellen, Vereine und soziale Träger haben wertvollen Daten: Beratungsprotokolle, Teilnehmenden- oder Mitgliederlisten, Anmeldeformulare und vieles mehr. Und diese Daten werden vielfältig genutzt und an Dritte, außerhalb der erhebenden Organisationen, weitergegeben: Fördermittelgeber wollen Kennzahlen sehen, Dachverbände erstellen gemeinsame Statistiken, das Team möchte KI-Tools für ihre Arbeit nutzen und für die Wirkungsmessung sollen dieselben Daten noch einmal ausgewertet werden. Ein typischer Fall wäre auch eine Umfrage, deren Ergebnisse durch externe Analyst*innen oder eine Agentur ausgewertet werden soll.

In diesen Fällen sollen personenbezogene Daten die Organisation verlassen. Für die Weitergabe gelten dann die Regeln der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Bevor die Daten weitergegeben werden, lohnt sich die Frage, wie viel Personenbezug für die Auswertung wirklich nötig ist. Häufig lässt sich dieser mit einfachen Mitteln deutlich verringern. Sind die Daten am Ende wirklich anonym, ist die DSGVO nicht mehr anwendbar.

Wann was erlaubt ist und was „anonym“ dabei wirklich heißt, ist nicht sofort offensichtlich. Gleichzeitig versprechen viele Tools, Daten „mit einem Klick“ zu anonymisieren, ohne zu sagen, wie gut sie das tun.

Unsere Werkstattbox setzt an beiden Stellen an: Erklärungen und Entscheidungsbäume helfen zu erkennen, ob und wann Ihr personenbezogene Daten nutzen dürft. Dazu kommen Praxisanleitungen, mit welchen Techniken und Tools Ihr Euren jeweiligen Datentyp anonymisieren könnt.

Wie funktioniert das?

Die Werkstattbox gliedert sich in zwei Abschnitte:

1. Grundlagen aus dem Datenschutz: Ist Anonymisierung notwendig und möglich?

2. Praxisanleitung Anonymisierung: Welche Techniken und Tools helfen?

In Teil 1 findet Ihr Erklärungen zu Rechtsgrundlagen und könnte Euch tiefergehend mit dem Zweck Eurer DatenerhebungDatenerhebungDatenerhebung beschreibt den Prozess der systematischen Sammlung von Daten. Dies ist eine zentrale Praxis in der Forschung und Datenverarbeitung, um verlässliche und relevante Daten für Analysen und Entscheidungen zu gewinnen. Methoden umfassen Umfragen, Beobachtungen, Sensoren und Datenbanken. sowie den Empfangenden einer eventuellen Datenweiterleitung beschäftigen. Unser erster Flowchart führt Euch damit zu einer verlässlichen Empfehlung: „Weitergeben/ Veröffentlichen erlaubt“, „Verarbeitung nicht erlaubt/ Originaldaten löschen“ oder „Nur unter bestimmten Voraussetzungen/ anonymisiert weiterverarbeiten“.

Mit Teil 2 geht es weiter, wenn Ihr in Teil 1 herausgefunden habt, dass Ihr Eure Daten tatsächlich anonymisieren dürft und müsst. Hier erfahrt Ihr ganz praktisch, welche Anonymisierungs-Verfahren zu Euren Daten passen und welche Tools dabei helfen können.

Noch ganz wichtig vorab: Diese Werkstattbox ist keine Rechtsberatung. Im Zweifelsfall wendet Euch bitte an immer an Eure Datenschutzbeauftragte bzw. Euren Datenschutzbeauftragten (bzw. an die im Vorstand für Datenschutz zuständige Person, wenn es in kleineren Vereinen keine gibt).